Studentenhuisvester DUWO maakt soepele overstap naar Sensus BPM Online

“Bredere acceptatie bij medewerkers.”

Al bijna driekwart eeuw bouwt, verhuurt en beheert Stichting DUWO betaalbare, duurzame woningen voor studenten. En sinds jaar en dag gebruikt DUWO Sensus BPM software voor het beschrijven en stroomlijnen van de processen. In 2019 ging DUWO over op het nieuwe Sensus BPM Online. Risk & Quality Manager Lemja Kovac is ontzettend blij met deze overgang. “In de nieuwe versie kun je de applicatie veel sneller openen. Daarmee is de bereidheid om ermee te werken groter geworden. De drempel is nu veel lager. En de overstap was een fluitje van een cent.”

Goed beschreven processen
Het werk van Stichting DUWO lijkt op dat van een woningcorporatie. “Maar wij hebben veel meer verloop,” vertelt Lemja Kovac. “Bij een gewone corporatie wonen mensen elf tot twaalf jaar. Nederlandse studenten blijven gemiddeld vier jaar en buitenlandse studenten soms maar een paar weken. Omdat we woningen voor buitenlandse studenten gestoffeerd en gemeubileerd verhuren, zitten we qua bedrijfstypologie tussen een woningcorporatie en een hotel in.”

Lemja Kovac kwam 3 ½ jaar geleden bij DUWO als Risk & Quality Manager. Samen met de proces- en thema-eigenaren zorgt zij ervoor dat de processen goed beschreven zijn en dat er duidelijke afspraken bestaan over wie waarvoor verantwoordelijk is. Dat is eens te meer nodig omdat de 170 medewerkers van DUWO vanuit vier vestigingen opereren. Lemja geeft een praktijkvoorbeeld: “Het afstoten van woningen is een ingewikkeld proces. Je moet een makelaar inschakelen, een notaris, toestemming vragen aan de Autoriteit Woningcorporaties en mogelijk ook onderzoeken of er een VvE is. Als iemand aan dat proces wil beginnen, dan pakt hij eerst de beschrijving erbij om te kijken: hoe liep het ook alweer? Met helder en uniform beschreven processen hoeft niet iedereen steeds opnieuw het wiel uit te vinden.”

Nieuwe mogelijkheden
Volgens Lemja Kovac is de upgrade heel soepel verlopen. “Ik maakte een back-up van de oude versie, die stuurde ik op naar Sensus en vervolgens zette die de processen in het nieuwe formaat klaar in de nieuwe Sensus BPM Online-omgeving. Ik kreeg ook nog een mondelinge toelichting van iemand van Sensus. We hebben wat wijzigingen doorgenomen en een paar linkjes veranderd zodat de publicatie goed werkte op ons intranet. Het meeste sprak gewoon voor zich, dus binnen een paar uur stond hij weer buiten.”

“Aan Sensus BPM Online is een flink aantal verbeteringen toegevoegd. We kunnen nu bijvoorbeeld bij een processtap meerdere documenten toevoegen, een welkome uitbreiding. Wat ook prettig is, is dat we bij een toelichting op een processtap heel eenvoudig de lay-out kunnen aanpassen, zoals teksten vet maken, onderstrepen of markeren. Het is nu ook mogelijk om onze data aan processen te koppelen. Bij het proces Klachtenregistratie zouden we dan direct data beschikbaar hebben over klanttevredenheid. Ik merk dat ze bij Sensus soms wat verder zijn dan wij hier bij DUWO. Voorlopig ben ik hartstikke tevreden met de functionaliteiten die er nu zijn.”