Portaal: Pluriform werkgebied, uniforme werkprocessen
Als een van de grotere woningcorporaties in Nederland zorgt Portaal met 600 medewerkers dagelijks voor de huisvesting van ruim 56.000 huishoudens in onder andere Amersfoort, Soest, Leiden, Nijmegen en Utrecht. “Ook al is ieder werkgebied anders, de processen bij Portaal zijn allemaal uniek”, zegt Jacques van Iperen, adviseur bedrijfsvoering. Aan CorporatieGids.nl legt hij uit hoe.
Begin 2014 koos woningcorporatie Portaal voor Sensus BPM Software van Sensus process management. “Sensus-software is een procesmodelleringstool,” legt Jacques uit na de vraag wat de term BPM-tool precies inhoudt. “Met deze BPM software (her)ontwerpen, beschrijven en beheren wij als Portaal al onze relevante processen die gekoppeld zijn aan onder andere de verantwoordelijke proceseigenaren, KPI’s en relevante wet- en regelgevingen die er gelden. Sensus-software stelt ons in staat een uniform beeld te hebben van al deze processen in onze corporatie.”
Nieuw systeem
Afgelopen periode heeft Portaal haar processen op basis van de CORA procesarchitectuur herijkt en doorgelicht om te bepalen in hoeverre deze aansluiten bij het nieuwe beleid en de nieuwe uitgangspunten van Portaal. Jacques vertelt: “De komst van een nieuw primair systeem speelt hierbij ook een grote rol, aangezien de nieuwe processen als uitgangspunt bij de inrichting ervan dienen”.
“Aangezien het grootste deel van de processen niet beschreven was, hebben we Sensus-software gebruikt om alle relevante processen inzichtelijk te maken, vast te leggen en waar nodig te optimaliseren. Goede procesbeschrijvingen vormen immers het fundament voor organisatieverbetering” .
Procesarchitectuur en informatie-infrastructuur
Om dit te verwezenlijken heeft Portaal tijdens de implementatie van Sensus-software gebruikgemaakt van zowel haar procesarchitectuur als informatie-infrastructuur. Volgens de adviseur bedrijfsvoering zorgt dit ervoor dat individuele veranderingen, ontwikkelingen en aanpassingen beter op elkaar aansluiten: “De onderdelen waaruit een organisatie is opgebouwd – zoals diensten, processen, gegevens en systemen – zijn meer op elkaar afgestemd. Resultaten van veranderingen en aanpassingen sluiten hierdoor beter op elkaar aan.”
“Het doel hiervan is dat de organisatie daardoor ‘beter’ in elkaar komt te zitten en wendbaarder wordt,” aldus Jacques. “Hierdoor zijn noodzakelijke veranderingen sneller door te voeren, iets dat goed aansluit bij de doelstelling en strategie van Portaal.”
Jacques van Iperen
Adviseur Bedrijfsprocessen, Portaal
Om deze architectuur en infrastructuur te ondersteunen is er tijdens de implementatie van de Sensus-software een koppeling gemaakt met Enterprise Architect van Sparx Systems. Jacques: ” Enterprise Architect is een tool waarin het systeem-, applicatie- en informatielandschap van Portaal inclusief onderlinge verbindingen is vastgelegd.”
“De koppeling wordt binnen Sensus-software gebruikt om te beschikken over de actuele systeemarchitectuur en deze te koppelen aan afzonderlijke processen. Op deze manier hebben we zicht op de onderlinge afhankelijkheden tussen processen en applicaties, bijvoorbeeld de uitfasering van applicaties.”
Enterprise Architect
Om deze architectuur en infrastructuur te ondersteunen is er tijdens de implementatie van de Sensus-software een koppeling gemaakt met Enterprise Architect van Sparx Systems. Jacques: ” Enterprise Architect is een tool waarin het systeem-, applicatie- en informatielandschap van Portaal inclusief onderlinge verbindingen is vastgelegd.”
“De koppeling wordt binnen Sensus-software gebruikt om te beschikken over de actuele systeemarchitectuur en deze te koppelen aan afzonderlijke processen. Op deze manier hebben we zicht op de onderlinge afhankelijkheden tussen processen en applicaties, bijvoorbeeld de uitfasering van applicaties.”
Uniformiteit en gemak
De uniforme procestaal binnen Sensus-software is één van de sterke punten die Jacques opdraagt: “Daarnaast is de Sensus-software ook gemakkelijk te hanteren voor zowel de gebruiker als beheerder. Hierdoor ontstaat er snel een duidelijk beeld van de inrichting van processen en kan gemakkelijk resultaat worden geboekt op het gebied van organisatieverbetering. Onnodige stappen in een proces worden bijvoorbeeld snel zichtbaar gemaakt waardoor ze geëlimineerd kunnen worden.”
Minimalisering regio-specifieke verschillen
Een extra uitdaging voor het verbeteren van de organisatie is de hoeveelheid regiokantoren die Portaal heeft. Toch was het dekken van de regio-specifieke verschillen en behoeften geen probleem voor Sensus-software: “Eén van de uitgangspunten binnen Portaal is de standaardisatie van zowel het proces als het systeem. Regio-specifieke verschillen hebben wij tijdens het proces zoveel mogelijk geminimaliseerd, zonder daarbij concessies te hoeven doen aan de ideale procesgang en de kwaliteit van onze dienstverlening.”
Flexibel en uniform
Jacques van Iperen is daarom ook namens Portaal erg tevreden met Sensus-software: “De verschillende onderdelen van de organisatie zijn nu echt beter op elkaar afgestemd door de pragmatische en uniforme procestaal. Hierdoor kan de organisatie snel worden meegenomen in de uitgangspunten van het procesmanagement. Daarnaast is de Sensus-software flexibel en eenvoudig in gebruik, zowel voor gebruikers als beheerders.”
Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia
